Die laufenden Projekte eines Unternehmens müssen übergreifend so überwacht und gesteuert werden, dass sie insgesamt den angestrebten Nutzen für das Unternehmen erbringen. Basis dafür liefern Projektportfolio-, Programm- und Multiprojektmanagement. In diesem Spotlight erfahren Sie, wie Sie ein durchgängiges Controlling vom Einzelprojekt bis zum Projektportfolio aufbauen, um Unternehmensstrategie und Projektlandschaft in Einklang zu bringen.

Professionelles Projektmanagement beinhaltet auch, die Risiken eines Projekts zu kennen und zu kontrollieren. Jedes Projekt wird von einer Reihe von Unsicherheiten begleitet. Diese können z.B. finanzieller oder personeller Natur sein. So fallen Mitarbeiter krankheitsbedingt aus oder es treten bei den für die Produktion essentiellen Maschinen Defekte auf. Wie Sie pragmatisch und effizient die Risiken in Ihrem Projekt managen sowie Unsicherheiten frühzeitig identifizieren und auch minimieren, erfahren Sie in diesem Spotlight. Auch darauf, warum der Mensch einen besonderen Risikofaktor darstellt, wird hier eingegangen. Zusätzlich erleichtern Ihnen leistungsfähigen Werkzeuge das Risikomanagement. Abschließend wird beleuchtet, was Sie beim strategischen Risikomanagement berücksichtigen sollten.

Die Abnahme der erbrachten Leistung gemäß den vereinbarten Qualitätskriterien ist das Ziel eines jeden Projekts. Sie erfahren in diesem Spotlight, wie ein Projektmanager die Produktqualität in seinem Projekt planen, überwachen und steuern kann, sodass die Voraussetzungen für eine Abnahme durch den Kunden geschaffen werden. Hierzu sollten Sie eine übergreifende Qualitätssicherung im Projekt etablieren. Dieses Spotlight liefert Ihnen Anleitungen und Werkzeuge, wie Sie Qualitätsmanagement zielführend in Ihrem Projekt gestalten können, sodass die erforderliche Produktqualität gewährleistet ist.

Dieses Spotlight liefert Ihnen das Handwerkszeug für die Einführung eines schlanken Controllings – für Ihre Projekte wie Ihr Portfolio: von der Analyse der Ist-Situation, über das Entwickeln Ihres individuellen Controlling-Konzepts, der Bewertung Ihres Projektportfolios sowie dem Aufsetzen geeigneter Prozesse und Strukturen – auch für agil arbeitende Organisationen. Mit der Earned-Value-Analyse stellen wir Ihnen eine Methode vor, mit dem Sie Plan und Realität effizient vergleichen und so den Projektfortschritt messen können. Dafür geben wir Ihnen zwei Tools an die Hand. Abschließend erfahren Sie, wie Sie einen kontinuierlichen Informationsfluss innerhalb des Projekts und des Unternehmens sicherstellen. Dazu hält das Spotlight Anleitungen bereit, z.B. zum Schreiben eines Projektstatusberichts und dem Erstellen von Berichten in Microsoft Project.

Mit seinem breiten Funktionsumfang eignet sich Microsoft Excel für eine Vielzahl von Projektaufgaben. Egal, ob Sie mit Hilfe der SWOT-Analyse strategische Entscheidungen treffen, einen kompletten Kostenplan für Ihr neues Projekt erstellen oder Besprechungsinhalte übersichtlich dokumentieren wollen – Excel unterstützt Sie dabei. In diesem Spotlight haben wir einsatzbereite Excel-Tools für Sie zusammengestellt, die Sie im Rahmen der Projektplanung, -überwachung und -steuerung einsetzen können. Das Spektrum reicht von schlanken Vorlagen, z.B. für die kreative Entscheidungsfindung, bis hin zu komplexen Lösungen, wie z.B. für die Earned-Value- oder STEP-Analyse.

Die richtigen Projekte durchzuführen und gut zu steuern, gelingt nur mit einem gut aufgesetzten Projektportfoliomanagement (PPM). Dieses Spotlight zeigt Ihnen, wie Sie ein strukturiertes PPM einführen und – anhand von Praxisberichten von Unternehmen wie Coca-Cola und 1&1 – wie Sie mit dessen Hilfe die richtigen Projekte für Ihr Portfolio auswählen. Lernen Sie u.a. die STEP-Analyse und die Funktionsweise des mitgelieferten Tools kennen, mit dem Sie Risiken für Projekte und Portfolios differenziert bewerten können. Erfahren Sie abschließend, wie Sie die Wirtschaftlichkeit Ihres Portfolios gewährleisten, indem Sie kritische Projekte identifizieren und ein effektives Nutzencontrolling implementieren.

Microsoft Project kann Ihnen bei der Projektarbeit wertvolle Hilfe leisten – vorausgesetzt, Sie wissen, wie Sie das Programm richtig einsetzen. Unser Schnelleinstieg erklärt, wie Sie typische Projektaufgaben in Project effizient lösen. Als fortgeschrittener Anwender lernen Sie in diesem Spotlight, mit welcher Technik Sie Terminpläne übersichtlich strukturieren, wie Sie die Ressourcenplanung mit dem Teamplaner vereinfachen und Engpässe frühzeitig erkennen. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Projektdaten auswerten und das Berichtsmodul (ab Version 2013) für aussagekräftige Berichte nutzen.

Gerade Projektleiter und ihre Mitarbeiter sind prädestiniert, einen Burnout zu erleiden. Knappe Budgets, Arbeiten unter hohem Zeitdruck oder unklare Zielvorgaben sind nur einige begünstigende Faktoren. Doch wie entsteht überhaupt ein Burnout? Auf welche Warnsignale sollte ich achten? Und wie kann ich mich nachhaltig vor einem Burnout schützen und meine Resilienz stärken? Antworten auf diese Fragen liefert dieses Spotlight.

Mitglieder virtueller Projektteams arbeiten an verschiedenen Standorten, häufig sogar länderübergreifend. Damit eine vertrauensvolle Zusammenarbeit entsteht, gilt es deshalb, besondere Verhaltensregeln zu vereinbaren und einzuhalten. Dabei verdient die Kommunikation im Team besonderes Augenmerk. Sie erfahren, wie Sie E-Mail, Instant Massaging und SharePoint so benutzen, dass beim Austausch von Informationen und Dokumenten immer auch der Teamgedanke im Blick bleibt. Auch für die wertschätzende und zugleich effiziente Durchführung virtueller Meetings in Form von Telefon-, Web- oder Videokonferenzen liefert dieses Spotlight wertvolle Hinweise.

Veränderungsprojekte sind anspruchsvoll zu managen, da ihr Erfolg nicht nur von einem professionellen Projektmanagement sondern auch wesentlich von der Bereitschaft der Stakeholder zum organisatorischen Wandel abhängt. In diesem Spotlight erfahren Sie zum einen, wie Sie Veränderungsprojekte professionell planen, durchführen und abschließen. Zum anderen lernen Sie, wie Sie bei den Betroffenen Akzeptanz für den Wandel schaffen können. Praxisbeispiele zeigen erfolgreiche Lösungsansätze auf.

Wenn es darum geht, ein Projekt vorzustellen oder Informationen zum Status zu präsentieren, ist PowerPoint oft das Werkzeug der Wahl. Dieses Spotlight präsentiert ihnen optisch ansprechende Bausteine zum Präsentieren der wichtigsten Projektthemen von der Agenda bis zum Status und gibt Tipps, wie Sie Ihre Folien mit Hilfe von Bildern optisch aufwerten. Das zweite Themencluster liefert Expertenwissen zum Anlegen von Vorlagen in PowerPoint. Abschießend haben wir für Sie einige Praxistipps zusammengestellt, die Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern sollen. Sie erfahren z.B. wie Sie Layout-Wildwuchs beim Zusammenstellen der Folien vermeiden oder wie Sie Excel-Diagramme in Präsentationen importieren.

Der Erfolg Ihres Projekts hängt von der Unterstützung seiner Stakeholder ab. Projektmarketing hilft Ihnen, diese positiv für Ihr Projekt einzunehmen. In diesem Spotlight erfahren Sie, wie Sie ein wirksames Marketingkonzept erstellen und mit welchen Maßnahmen Sie um Akzeptanz werben können, um für Ihr Projekt "die Werbetrommel zu schlagen". Überlebenswichtig wird Projektmarketing, wenn Ihr Projekt in die Krise gerät und Sie die Hilfe der Stakeholder benötigen, um die damit verbundenen Schwierigkeiten zu überwinden.

Für viele Projektmanager ist Microsoft Excel das wichtigste Werkzeug für Kostenmanagement. In diesem Spotlight erfahren Sie, wie Sie einen Kostenplan mit Excel sorgfältig und aussagekräftig kalkulieren können. Für das Controlling erklärt Ihnen dieses Spotlight leicht nachvollziehbar, wie Sie mit Hilfe von Pivot-Tabellen umfangreiche Ist-Daten strukturiert auswerten und analysieren können. Arbeitshilfen sowie praxisorientierte Tricks für die Gestaltung von Kostentabellen unterstützen Sie beim souveränen Kostenmanagement Ihres Projekts. 

IPMA Competence Baseline, PMBOK® Guide oder PRINCE2®? Vor dieser Frage stehen Projektmanager, die ein international anerkanntes Zertifikat für Projektmanagement erwerben wollen. Dieses Spotlight liefert Ihnen nicht nur eine ausführliche Beschreibung der drei führenden Zertifizierungssysteme für Projektmanager, sondern gibt Ihnen auch einen umfangreichen Überblick über aktuelle Normen im Projektmanagement. Es berücksichtigt dabei sowohl die traditionellen Richtlinien für Einzelprojekte und Personen als auch die derzeit entstehenden Standards für Multiprojektmanagement und Organisationen. Abschließend beleuchtet das Spotlight die Frage, welchen Nutzen diese Standards und Zertifizierungen haben. 

Nur eine Deadline zu haben, bedeutet noch keine Terminplanung. Je nach Projektart und -größe braucht der Projektmanager eine Roadmap, einen Meilensteinplan, einen Balkenplan oder doch einen vollständigen Netzplan, um das Projekt termingerecht zum Abschluss bringen zu können. Dieses Spotlight liefert Ihnen die methodischen Grundlagen, damit Sie in Ihrem Projekt den Faktor Zeit im Griff haben. Darüber hinaus stellt es Ihnen vor, wie Sie, je nach Bedarf, Microsoft Excel und Microsoft Project für die Terminplanung einsetzen können – pfiffige Tipps inklusive.

Projektmanager verbringen einen Großteil ihrer Arbeitszeit in Besprechungen – diese effizient und zielführend zu gestalten, trägt deshalb wesentlich zum Projekterfolg bei. In diesem Spotlight erfahren Sie, wie Sie Besprechungen nicht nur gut vorbereiten, sondern auch so moderieren, dass alle Teilnehmer engagiert zu ihrem Gelingen beitragen. Immer öfter werden Besprechungen virtuell durchgeführt, sei es als Web-, Video- oder Telefonkonferenz. Sie erhalten konkrete Hilfestellungen zur Vorbereitung und Durchführung solcher virtuellen Meetings. Das Wichtigste in Besprechungen sind die Ergebnisse: Wie Sie diese vereinbaren und festhalten, lesen Sie ebenfalls in diesem Spotlight.

Macher, Teamplayer oder gar Held – wie sehen Sie Ihre Rolle als Projektleiter/in? Dieses Spotlight beleuchtet das Selbstverständnis von Projektleiter/innen und soll Sie anregen, Ihre Rolle zu reflektieren. Sie erfahren auch, wie Sie als Projektleiter/in innerhalb einer Matrixorganisation Autorität erwerben. Außerdem zeigt Ihnen das Spotlight, wie Sie die Führungsaufgabe innerhalb eines Projekts wahrnehmen können, und gibt Antworten auf die Frage, welche Kompetenzen Sie dafür benötigen.

Microsoft Excel ist ein äußerst leistungsfähiges Werkzeug, um die in Projekten anfallenden umfangreichen Mengen von Plan- und Ist-Daten zu relevanten Kennzahlen zu verdichten. Portfolio-, Programm- und Projektverantwortliche benötigen diese Kennzahlen zudem in intuitiv erfassbarer Form, um frühzeitig Handlungsbedarf zu erkennen und um zielführende Korrekturmaßnahmen ergreifen zu können. Dieses Spotlight liefert Ihnen Lösungen für Microsoft Excel, mit denen Sie Daten zu Kennzahlen verdichten und diese aussagekräftig visualisieren können. Von einzelnen Elementen bis hin zum vollständigen Projekt-Cockpit erhalten Sie in diesem Spotlight wertvolle Hilfen für das Multiprojektmanagement.

Damit ein Projekt erfolgreich ist, müssen die Projektbeteiligten mit ihren verschiedenen Interessen und vielfältigen Kompetenzen konstruktiv zusammenwirken. Projektmanager haben deshalb häufig die Aufgabe, Arbeitstreffen unterschiedlicher Art so zu moderieren, dass die Energie der Stakeholder das Projekt voranbringt. Dieses Spotlight gibt Ihnen einfache und anspruchsvolle Moderationsmethoden an die Hand, mit denen Sie sowohl kleine als auch große Gruppen bei der gemeinsamen Arbeit an einer Aufgabenstellung anleiten können. Zudem liefert es Ihnen wichtige Werkzeuge, um als Moderator eines Arbeitstreffens die Teilnehmer bei der kreativen Suche nach Lösungen zu unterstützen.

IPMA Competence Baseline, PMBOK® Guide oder PRINCE2®? Vor dieser Frage stehen Projektmanager, die ein international anerkanntes Zertifikat für Projektmanagement erwerben wollen. Dieses Spotlight liefert Ihnen nicht nur eine ausführliche Beschreibung der drei führenden Zertifizierungssysteme für Projektmanager, sondern gibt Ihnen auch einen umfangreichen Überblick über aktuelle Normen im Projektmanagement. Es berücksichtigt dabei sowohl die traditionellen Richtlinien für Einzelprojekte und Personen als auch die derzeit entstehenden Standards für Multiprojektmanagement und Organisationen. Abschließend beleuchtet das Spotlight die Frage, welchen Nutzen diese Standards und Zertifizierungen haben.

Ob als Unterstützer des Managements bei der Portfolio-Bewertung oder als Coach von Projektleitern – das Project Management Office (PMO) hat sich in den vergangenen Jahren immer mehr in projektorientierten Organisationen etabliert. In diesem Spotlight erfahren Sie, auf was Sie achten sollten, damit ein PMO im Unternehmen nicht als "Overhead", sondern als Nutzen stiftend wahrgenommen wird. Sie erhalten Empfehlungen, wie ein bestehendes PMO weiterentwickelt werden kann. Konkrete Fallbeispiele geben Anregungen, wie ein PMO innovativ konzipiert, eingeführt und strukturiert werden kann.

Die richtige Information zur richtigen Zeit an die richtigen Adressaten zu bringen, ist eine der wichtigsten Aufgaben der Projektleitung. Dieses Spotlight hilft Ihnen dabei, das Berichtswesen richtig aufzusetzen und die Projektablage effizient zu strukturieren. Sie lernen, wie Sie Projekttexte klar und knapp verfassen und mit angemessenem Aufwand verständliche und aussagekräftige Berichte schreiben. Darüber hinaus erhalten Sie nützliche Hilfestellungen, wie Sie Microsoft Project, Word und Excel effizient für Berichte einsetzen.

Zählten früher Projekte im Idealfall lediglich als Sprungbretter für die eigentliche Karriere in der Linienorganisation, so bieten immer mehr Unternehmen einen eigenen Karriereweg "Projektmanagement". Dieses Spotlight unterstützt Sie bei der Entscheidung, ob eine projektorientierte Laufbahn für Sie das Richtige ist und zeigt Ihnen hierfür verschiedene Perspektiven auf. Auch zum sensiblen Thema Gehalt finden Sie in diesem Spotlight hilfreiche Informationen. Einen speziellen Fokus legt dieses Spotlight auf das Thema "Frauen und Karriere", wobei die Frage nach der Vereinbarkeit von Familie und Beruf gleichermaßen für Männer interessant ist.

Agiles Projektmanagement ermöglicht durch das iterative Vorgehen eine flexible und schnelle Software-Entwicklung. Dieses Spotlight gibt Ihnen einen Überblick über die Prinzipien und die Grundlagen des Agilen Projektmanagements, damit Sie Vorteile und Grenzen besser einschätzen können. Mit Scrum und Software-Kanban lernen Sie die beiden wichtigsten Methoden agiler Software-Entwicklung kennen. Weiterhin erfahren Sie, wie Sie Agiles Projektmanagement einführen und trotz agiler Vorgehensweise Aufwände schätzen und Preise vereinbaren können.

Im Zuge der Globalisierung überschreiten auch immer mehr Projekte die Ländergrenzen. Während diese Grenzen verhältnismäßig leicht zu überwinden sind, ist es weitaus anspruchsvoller, die kulturellen Unterschiede zwischen den beteiligten Menschen zu erkennen und sein Verhalten im Projektalltag darauf abzustimmen. In diesem Spotlight erfahren Sie, welche Faktoren Sie berücksichtigen sollten, um Ihr internationales Projekt zum Erfolg zu führen. In zahlreichen Beispielen zur interkulturellen Kommunikation und Zusammenarbeit mit Angehörigen anderer Nationen – von den europäischen Nachbarn bis zu den Bewohnern des Fernen Ostens – erhalten Sie pragmatische Empfehlungen.

Das erste Projekt eigenverantwortlich zu leiten, ist eine große Herausforderung – selbst dann, wenn Sie sich zuvor durch Projektmanagement-Schulungen und Fachliteratur fit gemacht haben. Um diese Herausforderung gut zu bewältigen, müssen Sie sich einerseits auf das Wesentliche konzentrieren und andererseits ein möglichst pragmatisches Vorgehen wählen. Dafür liefert Ihnen dieses Spotlight bewährte, einfache Methoden, die Ihnen dabei helfen, Ihr Projekt auch ohne umfassende Vorkenntnisse in den Griff zu bekommen. Doch man sollte nicht nur einer starren Methodik vertrauen – ebenso wichtig ist der gesunde Menschenverstand. Auch hierzu gibt das Spotlight einige Anregungen.

Ein Projektteam besteht oft aus sehr unterschiedlichen Charakteren, die gemeinsam ein herausforderndes Projektziel erreichen sollen. Hinzu kommt, dass sich jedes Arbeitsteam erst zusammenfinden und die typischen Phasen der Teamentwicklung durchlaufen muss, bevor es seine optimale Leistungsfähigkeit erreichen kann. Als Projektleiter sollten Sie daher einerseits die Teambildung fördern, andererseits jedes Teammitglied in seiner jeweiligen Individualität wahrnehmen, mit ihm auf die richtige Art kommunizieren und ihm die passenden Aufgaben zuweisen. Dazu liefert dieses Spotlight wertvolle Empfehlungen.

Für viele Projektmanager ist Microsoft Excel das wichtigste Werkzeug für Kostenmanagement. In diesem Spotlight erfahren Sie, wie Sie einen Kostenplan mit Excel sorgfältig und aussagekräftig kalkulieren können. Für das Controlling erklärt Ihnen dieses Spotlight leicht nachvollziehbar, wie Sie mit Hilfe von Pivot-Tabellen umfangreiche Ist-Daten strukturiert auswerten und analysieren können. Arbeitshilfen sowie praxisorientierte Tricks für die Gestaltung von Kostentabellen unterstützen Sie beim souveränen Kostenmanagement Ihres Projekts.

Agile Software-Entwicklung zählt mittlerweile zu den etablierten Methoden. Auch Unternehmen, die bisher traditionelle Vorgehensweisen einsetzten, wollen von den Vorteilen profitieren, die agiles Projektmanagement verspricht. Allerdings ist dies nicht ohne weiteres möglich, da Agilität nur in einer dafür geeigneten Umgebung erfolgreich sein kann. In diesem Spotlight erfahren Sie, unter welchen Voraussetzungen und wie Sie agile Methoden wie Scrum oder Kanban sinnvoll einführen können, selbst in traditionellen Umgebungen. Erfahren Sie, wie Sie Tradition und Agilität verbinden können, sowohl in methodischer als auch in unternehmerischer Hinsicht.

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Januar 2015. Besprechungen zielführend gestalten

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Projekt Magazin - Juli 2013. Wie überwache und steuere ich ein Projektportfolio?

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