ഫയൽ ഭരണത്തിന് തടസ്സമാകാതിരിക്കാൻ അന്തിമതീരുമാനത്തിനു വഴിയൊരുക്കുക എന്നതാണ് സെക്രട്ടറിയേറ്റ് ഫയലിന്റെ സുപ്രധാന ധർമ്മം

ഓരോ ഫയലിലും ഓരോ ജീവിതമാണുള്ളത് എന്നത് ചിന്തോദ്ദീപകമായ ഒരു ഉദ്ധരണിയാണ്. എന്നാൽ ഫയലുകൾ സമയബന്ധിതമായി നിശ്ചയി ക്കുന്നതിന് വേണ്ടത് ഫയലിന്റെ ജനിതകവും ഘട നയും മെല്ലെപ്പോക്കിനുള്ള കാരണങ്ങളും ആഴത്തിൽ മനസ്സിലാക്കുകയാണ്. അങ്ങനെ ചെയ്താൽ ഭരണ ഗത്തിന് തടസ്സം തീരുമാനിക്കാനുള്ള ഫയലുകളുടെ സംഖ്യയോ അത് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ഉദ്യോഗ സ്ഥരോ അല്ല എന്നു കാണാം. മാത്രമല്ല ഫയൽ വേഗം നീക്കാനുള്ള മാർഗ്ഗങ്ങൾ തെളിയുകയും ചെയ്യും.

- ഡോ. ബി. അശോക്

സെക്രട്ടറിയേറ്റിലടക്കമുള്ള ഗവൺമെന്റ് ഫയലു കൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത് ജനജീവിതത്തിന്റെ പല ഏടുകളാണെങ്കിലും, ഈ സംവിധാനം സൃഷ്ടിച്ച ടോട്ടൻഹാം സായ് നിർവ്വചിച്ച മാതിരി ഭരണഫയൽ എന്നത് ഒരു പ്രത്യേക തിരിച്ചറിയൽ നമ്പരുള്ളതും കേവലം പരസ്പരം വിഷയത്താൽ ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കു ന്നതും, ഒരു തീരുമാനമെടുക്കലിനെ സഹായിക്കുന്ന തുമായ രേഖകളുടെ ഒരു സഞ്ചയം മാത്രമാണ്. ഒന്നി ലധികം രേഖകളെ ബന്ധിപ്പിക്കുന്ന ഒരു ഓർഡർ ഷീറ്റ് അഥവാ കുറിപ്പുഭാഗവും പ്രത്യേകം നമ്പരിട്ട് പ്രസക്തരേഖകളെ പരസ്പരം ബന്ധിപ്പിച്ച(ചുവപ്പ്) നാടയുമാണ് ഭരണഫയൽ. സർക്കാരിലെ എല്ലാ അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റീവ് ഫയലിന്റെയും ഉടമസ്ഥൻ സംസ്ഥാന ഭരണഘടനാ തലവനായ ഗവർണ്ണറാണ്. ഗവർണ്ണറെ ഉപദേശിക്കുന്നതിന് സഭ വിശ്വാസമർപ്പി ച്ചിട്ടുള്ള മുഖ്യമന്ത്രിയുടെ ഉപദേശത്താൽ നിയമസഭ യുടെ 15 ശതമാനത്തിൽ കവിയാത്ത സാമാജികരുടെ ഒരു മന്ത്രിസഭയെ ഗവർണ്ണർ നിയമിക്കുന്നു. മുഖ്യമ ന്ത്രിയുടെ ഉപദേശാനുസരണം സർക്കാർ വകുപ്പുകൾ വിഭജിച്ച് മന്ത്രിമാരുടെ ചുമതലയിലാക്കുന്നു. തുടർന്ന് അവരുടേയും മന്ത്രിസഭയുടേയും ഉപദേശാനുസരണം വ്യക്തിപരമായി ഓരോ ഫയലും കണ്ടില്ലെന്നാകിലും, "ഗവർണ്ണറുടെ ഉത്തരവ്' എന്ന അടിക്കുറിപ്പോടെ ഭര ണഘടനാപരമായ സർക്കാർ തീരുമാനങ്ങളാക്കി ഉദ്യോഗസ്ഥർ മാറ്റുന്നു. ഇവിടെ ലക്ഷക്കണക്കിൽ വരുന്ന തീരുമാനങ്ങളെടുക്കാൻ സഹായമാവശ്യമുള്ള തിനാൽ ഗവൺമെന്റ് സെക്രട്ടറിമാർ മുതൽ അസി സ്റ്റന്റുമാർ വരെയുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥ ശ്രേണിയെ ഇതി നായി ആശ്രയിക്കുന്നു. ഇവരെല്ലാം ലഭ്യമായ തീരുമാ നമാവശ്യമുള്ള രേഖകളെ പരസ്പരം ബന്ധിപ്പിച്ചും, വിശകലനം ചെയ്തും ഫയലാക്കുന്നു. രേഖകളെ അപഗ്രഥിച്ച് കുറിപ്പുകളെഴുതി തീരുമാനങ്ങളിലേക്ക് നയിക്കുന്നു. ഉദ്യോഗസ്ഥർക്ക് തന്നെ തീർപ്പാക്കുന്നവ, മന്ത്രിമാർ വകുപ്പുതലത്തിൽ തീരുമാനിക്കേണ്ടവ, മന്ത്രിസഭയൊന്നാകെ നിശ്ചയിക്കേണ്ടവ എന്നിങ്ങനെ പൊതുവിൽ ഫയലുകളെ തിരിച്ചുകാണാവുന്നതാണ്. കടലാസ്സിലായാലും, അതിന്റെ മിന്നൽപ്പിണർ' രൂപ മായ ഇലക്ട്രോണികനായാലും ഫയലിന്റെ ജന്മവും ഘടനയും ഇങ്ങനെയൊക്കെയാണ്.